Cómo planificar una migración de planos, contratos y registros
Cambiar de sistema es la oportunidad de ordenar años de información. Pero una migración mal planificada traslada al sistema nuevo los errores que debía resolver, y suma otros.
Puntos clave
- Una migración es un proyecto de negocio con componente técnico, no al revés.
- No todo debe migrarse: parte de la información se archiva de forma consultable.
- La calidad se mide con reglas y conteos de control, no con impresiones.
- El día del corte se prepara con semanas de cargas de prueba.
Cuando una funeraria, un cementerio o un crematorio adopta una nueva plataforma, la pregunta inevitable es qué pasa con todo lo anterior: planos en papel o en archivos de dibujo, contratos firmados hace décadas, planillas de cobranza, libros de registro y sistemas que ya nadie quiere tocar. La migración define si la nueva plataforma nace con información confiable o con los mismos problemas de siempre.
Por qué fallan las migraciones
- Se subestima el volumen y, sobre todo, la calidad real de los datos de origen.
- Se intenta migrar todo, incluyendo información que nadie volverá a usar.
- Se delega completamente al área de tecnología, sin dueños de negocio para cada dato.
- Se hace una sola carga final, sin pruebas previas.
- No se define qué pasa con los cambios que ocurren durante la migración.
Fase 1: inventario de fuentes
Lista cada fuente de información con su responsable, volumen, período que cubre, formato y nivel de confianza. Incluye lo digital (sistemas, planillas, archivos de dibujo) y lo físico (libros, planos, carpetas de contratos). Este inventario es la base para estimar el esfuerzo real.
Fase 2: definir el alcance
Decide qué información se migra a la nueva plataforma porque se usa en la operación, y qué se archiva de forma consultable (por ejemplo, documentos escaneados vinculados a cada registro). Un criterio útil: si la información se consulta o modifica en la operación diaria, se migra como dato estructurado; si solo se consulta ocasionalmente, puede quedar como documento asociado.
Fase 3: modelo destino y mapeo
Para cada dato de origen, define dónde va en la nueva plataforma y con qué regla de transformación. El documento de mapeo es la guía de todo el proyecto.
| Origen | Destino | Regla |
|---|---|---|
| Planilla “Ubicación” (ej. “B-14”) | Espacio: sector, manzana, número | Separar según tabla de equivalencias de nomenclatura |
| Libro: fecha de sepultación | Evento de sepultación | Normalizar formato; conservar valor original si es ambiguo |
| Contrato: titular | Persona titular vinculada al espacio | Deduplicar por número de identificación |
| Planilla de cobranza: cuotas | Plan de pagos del contrato | Validar saldo contra el sistema financiero |
| Contrato escaneado | Documento adjunto al contrato | Nombre de archivo con número de contrato |
Fase 4: limpieza y normalización
- Duplicados: la misma persona registrada con variaciones de nombre o sin número de identificación.
- Identificadores: números de identidad con formatos distintos o dígitos verificadores inválidos.
- Nomenclatura: ubicaciones escritas de distintas formas para el mismo espacio.
- Fechas: formatos mezclados, fechas imposibles o incompletas.
- Estados: valores ambiguos que deben traducirse a los estados definidos en la nueva plataforma.
Fase 5: de planos a cartografía
En cementerios y parques memoriales, los planos son un caso especial. Pasar de un plano en papel a una cartografía operacional implica:
- Reunir la mejor versión disponible de cada plano y compararlas entre sí.
- Georreferenciar o escalar los planos sobre una base confiable (por ejemplo, una imagen aérea actual).
- Trazar sectores, manzanas y espacios con su código único.
- Validar en terreno las zonas donde el plano y la realidad no coinciden.
- Vincular cada espacio trazado con sus registros migrados.
Fase 6: cargas de prueba y validación
Antes de la carga definitiva, realiza varias cargas de prueba en un ambiente separado. En cada una, valida con criterios objetivos:
- Conteos de control: número de espacios, personas, contratos y eventos en origen y en destino.
- Totales financieros: saldos y cuotas cuadran con la fuente oficial.
- Reglas de negocio: ningún espacio ocupado sin sepultado, ningún contrato sin titular.
- Muestreo manual: usuarios clave revisan casos reales que conocen bien.
- Registro de rechazos: cada dato que no pudo cargarse, con su motivo.
Fase 7: corte y convivencia
El corte es el momento en que la nueva plataforma pasa a ser la fuente oficial. Para que salga bien:
- Define una fecha de congelamiento a partir de la cual los cambios en el sistema anterior se registran de forma controlada.
- Ejecuta la carga final con el mismo procedimiento validado en las pruebas.
- Considera un período breve de operación en paralelo o de verificación reforzada.
- Deja el sistema anterior en modo de solo consulta, no apagado de inmediato.
Fase 8: después de la migración
La migración no termina el día del corte. Durante las primeras semanas aparecen casos que no se vieron en las pruebas. Mantén una bandeja de incidencias con responsable, revisa los indicadores de calidad y define quién es el dueño de cada tipo de dato de ahí en adelante.
Roles: quién hace qué
| Rol | Responsabilidad |
|---|---|
| Dueño del dato (negocio) | Define reglas, resuelve dudas y aprueba la calidad de su dominio |
| Líder del proyecto | Plan, avance, riesgos y coordinación entre áreas |
| Equipo de datos | Extracción, transformación, cargas y validaciones |
| Usuarios clave | Muestreo, pruebas con casos reales y adopción |
Cómo lo abordamos en MEMORA360
La implementación de MEMORA360 incluye el acompañamiento del diagnóstico, la migración y normalización de registros, contratos, espacios y documentación, y la construcción del catastro a partir de los planos disponibles. Trabajamos con cargas de prueba y validaciones acordadas con cada organización, para que la plataforma comience a operar con datos confiables desde el primer día.
Preguntas frecuentes
¿Qué información conviene migrar a una nueva plataforma?
La que se consulta o modifica en la operación diaria: espacios, titulares, sepultados, contratos vigentes, planes de pago y eventos relevantes. La información histórica que solo se consulta ocasionalmente puede archivarse como documentos asociados a cada registro.
¿Cómo se valida que una migración de datos salió bien?
Con conteos de control entre origen y destino, cuadratura de totales financieros, reglas de negocio (por ejemplo, ningún contrato sin titular), revisión de casos reales por usuarios clave y un registro de todos los datos rechazados con su motivo.
¿Se puede migrar un plano en papel a un mapa digital?
Sí. Se reúnen las mejores versiones de los planos, se georreferencian sobre una base confiable como una imagen aérea, se trazan sectores y espacios con códigos únicos, se validan en terreno las diferencias y se vinculan con los registros migrados.
